Es inevitable que la mayoría de las reubicaciones internacionales y los viajes de negocios requieran la presentación de algún tipo de documentación de respaldo, como podría ser un certificado de nacimiento, un certificado de matrimonio o incluso un diploma.
Después de obtener los documentos necesarios, a menudo deben autenticarse con una apostilla o un certificado de legalización para que el país los acepte como parte de la solicitud de visa (u otra) de la persona.
Por ejemplo, para aquellos que viajan de los EE. UU. a otro país que requiere un documento autenticado, el Departamento de Estado de los EE. UU. tiene una página completa sobre los requisitos de autenticación y otra sobre los requisitos de apostilla. Muchos otros países tienen los mismos recursos.
Pero esto plantea la pregunta: ¿cuál es la diferencia entre una legalización de documentos y una apostilla? Es importante conocer la opción correcta, ya que sus documentos podrían ser rechazados, lo que ralentizaría significativamente cualquier proceso de inmigración.
Este artículo describirá las diferencias clave entre los dos y cómo la subcontratación de este proceso complejo a una empresa de gestión de documentos puede acelerar significativamente los tiempos de procesamiento.
¿Qué es la apostilla de documentos?
Ya sea que se esté mudando o esté realizando negocios en el extranjero, existen muchas razones por las que puede necesitar la apostilla de un documento. Una apostilla es un sello o certificado único que se adjunta a un documento requerido después de que ha sido notariado. Esto significa que ha sido firmado por un notario para que sea legal, y la apostilla confirma la autenticidad de la firma, el sello o el sello del funcionario público en el documento.
Una vez que el documento ha sido certificado con la apostilla, puede ser reconocido en países extranjeros que son miembros del Tratado de la Convención de La Haya de 1961, una coalición establecida después de la Segunda Guerra Mundial con el objetivo de proteger el patrimonio cultural y fomentar un alto nivel de seguridad jurídica. a pesar de las diferencias entre los sistemas judiciales.
La Apostilla de La Haya (o simplemente, apostilla) es un método simplificado de legalización de documentos en un intento de acelerar el largo proceso de autenticación que existe entre otros países. Hoy en día hay actualmente 124 partes contratantes de la Convención de La Haya.
Por lo general, no se aceptarán copias de documentos, aunque en algunos casos se pueden aceptar copias auténticas certificadas por un notario público, cuando el notario mismo hizo las copias. Si un documento también necesita ser traducido, esto debe hacerse después de la apostilla.
En general, hay una lista de documentos que se pueden apostillar. Esta lista incluye:
- Documentos públicos
- Documentos legales
- Documentos emitidos por una autoridad o funcionario del Estado (incluidos los que provengan del Ministerio Público o de un secretario, funcionario o agente judicial).
- Documentos administrativos
- Certificaciones oficiales sobre documentos privados tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de fecha, y la autenticación oficial y notarial de firmas en documentos privados
Adicionalmente, existen documentos que no pueden ser apostillados:
- Documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares
- Documentos administrativos directamente relacionados con operaciones comerciales o aduaneras.
- Documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados
Entonces, si la apostilla es el proceso de autenticación específico para los países incluidos en el Tratado de la Convención de La Haya, ¿cuál es el proceso para los países que no forman parte del tratado? Aquí, la apostilla no es válida y, en cambio, debe autenticar sus documentos de otras maneras.
¿Qué es la autenticación de documentos más amplia y es lo mismo que la Apostilla?
Si bien la autenticación general se aplica a los mismos documentos que la apostilla, no es el mismo proceso y no son intercambiables. De hecho, la autenticación se aplica a países que no forman parte del Tratado de la Convención de La Haya, y los documentos apostillados serán rechazados en estos países, incluidos los principales socios comerciales como Canadá, Dubai y China.
En lugar de una sola apostilla, el documento notariado requerirá varios certificados de autenticación que pueden variar según el país de destino. Por lo general, serán de la agencia contratante, los ministerios de relaciones exteriores (por ejemplo, el Departamento de Estado para los solicitantes de EE. UU.), el cónsul del país de destino y, posiblemente, otro funcionario del gobierno en el país de destino.
De manera similar a una apostilla, los certificados de autenticación certifican la autenticidad de la firma de un funcionario público y los sellos o sellos correspondientes. Y dado que estos procesos varían según el país, los requisitos y los tiempos de procesamiento también varían, algunos incluso requieren visitas en persona a los cónsules locales. Todo esto hace que el proceso de autenticación de documentos sea aún más complejo y prolongado, especialmente en comparación con la apostilla.
