Navegar por la compleja red de requisitos de documentos de viaje internacionales puede hacer que los viajes de negocios sean abrumadores. Saber qué papeleo es necesario, cómo obtenerlo y qué normas de autenticación se deben cumplir son pasos esenciales para cualquier empresa que envíe empleados al extranjero. Cualquier paso en falso puede resultar en demoras o incluso en la denegación de la visa.
Para que el país acepte documentos como parte de la solicitud de visa (u otra) de la persona, los documentos necesarios generalmente deben legalizarse con una apostilla o un certificado de autenticación. Y si los documentos están en un idioma extranjero, es posible que también deban traducirse. Es posible que estas traducciones también deban ser certificadas.
Obtenga más información sobre la documentación requerida para viajes de negocios internacionales, así como el proceso de autenticación y traducción a continuación.
Documentos comunes que las empresas necesitan para viajes de negocios globales
Cuando se trata de viajes de negocios, siempre se necesita documentación. Estos documentos pueden ser cualquier cosa, desde un certificado de nacimiento hasta un certificado de matrimonio, copias de pasaporte o incluso un diploma. Es posible que también sea necesario traducirlos y legalizarlos. Y este tipo de documentación casi siempre se requiere para las visas de trabajo de un empleado para asistir a una conferencia, realizar estudios de mercado, abrir con éxito una nueva oficina en otro país, etc.
La información básica sobre los requisitos generalmente se puede encontrar en los sitios web del gobierno. Por ejemplo, para aquellos que viajan de EE. UU. a otro país que requiere un documento autenticado, el Departamento de Estado de EE. UU. tiene una página completa sobre requisitos de autenticación y otra sobre requisitos de apostilla según el país de destino.
Estar preparado con la documentación adecuada es clave al emprender una reubicación internacional o un viaje de negocios. Estos son algunos de los documentos comunes que las empresas pueden necesitar para obtener y legalizar al prepararse para un viaje de negocios global:
Certificados de antecedentes policiales
Un Certificado de Autorización de la Policía es un documento oficial que confirma sus antecedentes penales. Puede ser obligatorio para los viajeros de negocios obtener un certificado de antecedentes policiales antes de ingresar a algunos países.
Diplomas/certificados de educación
Algunos países requerirán una prueba autenticada de su educación, que también puede necesitar ser traducida según el país emisor. Es posible que deba enviar copias de todos sus títulos universitarios y de posgrado si tiene varios títulos.
Carta comercial de invitación
Si la persona está trabajando para una empresa en otro país, es posible que deba proporcionar una carta de invitación. A menudo, se trata de un documento oficial que establece los términos y la duración del trabajo involucrado, a menudo con el membrete de la empresa u otro oficial.
Documentación de poder notarial
Si va a establecer una empresa en los EE. UU. o en otro lugar, es posible que se le solicite que proporcione un certificado de poder notarial. Esto permite que otra persona actúe legalmente en su nombre si es necesario. Dado que la persona a la que le asigna un poder notarial puede manejar varias tareas, incluidas la firma de documentos y las decisiones financieras, esta documentación a menudo debe ser notariada, apostillada o certificada de otra manera.
Certificados de nacimiento
Es posible que se requiera un certificado de nacimiento legalizado para algunas visas. Los certificados de nacimiento generalmente se obtienen del Registro Civil y pueden proporcionar otra forma de identificación además de un pasaporte.
Si bien estos son muchos más requeridos para viajes de negocios globales e inmigración, especialmente para industrias específicas como la farmacéutica, médica y otras, esta lista debería mostrarle al menos algunos ejemplos del tipo de documentación que a menudo se necesita para viajar, y que a menudo necesita ser autenticado, traducido y la traducción también autenticada.
Los documentos también pueden necesitar ser legalizados y traducidos para visas de negocios globales
Entender qué documentos requiere cada país y cuáles deben ser traducidos y autenticados es un proceso complicado. Los diferentes países tienen diferentes requisitos, y los sitios web de los consulados pueden ser difíciles de navegar.
En última instancia, el gobierno quiere saber si los documentos presentados son auténticos, por lo que probablemente requerirá que estén autenticados o apostillados. El proceso de apostilla generalmente incluye un solo sello o certificado adjunto a un documento requerido después de que haya sido notariado. Esto significa que un notario lo ha firmado para que sea legal.
Algunos países, como China, Dubai y Canadá, requerirán autenticación en lugar de una apostilla. En lugar de una sola apostilla, el documento notariado requerirá varios certificados de autenticación, que pueden variar según el país de destino.
Además de esto, los documentos en idiomas extranjeros deberán traducirse, y esa copia traducida a menudo también deberá estar certificada. Algunos países requieren que tanto el documento original como la traducción certificada sean proporcionados y legalizados. Si una empresa envía empleados a varios países, esto significaría trabajar con varios traductores aprobados y funcionarios públicos diferentes para el proceso de legalización; este proceso puede demorar mucho tiempo. Obtener la documentación de inmigración global correcta es un proceso complejo con un amplio margen de error que puede causar atrasos o incluso la denegación de la visa.
Afortunadamente, hay una manera más fácil: trabajar con un socio de documentos de inmigración experimentado y especializado que pueda proporcionar legalización y autenticación de documentos, y que ofrezca servicios de traducción oficial y garantice que esas traducciones se entregarán con el más alto nivel profesional y de manera oportuna.
Lex Documents es el recurso ideal para la legalización y traducción de documentos de viajes de negocios a nivel mundial.
Lex Documents ofrece servicios de traducción y legalización de documentos tanto oficiales como jurados, para que no tengas que coordinar, negociar y trabajar con numerosas empresas en diferentes idiomas en todo el mundo para hacer el trabajo. Nuestro equipo experimentado y bien informado ofrece todo lo que necesita con un solo punto de contacto.
¡Contáctenos hoy para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo con la traducción de documentos comerciales internacionales!
