Enviar productos a nivel internacional es diferente a hacer negocios a nivel nacional, ya que será necesario transmitir información importante a varias partes, como las autoridades aduaneras, los transportistas y los gobiernos extranjeros.
Las empresas que amplían su base de clientes importando o exportando productos hacia y desde otros países deben tener la documentación correcta. Es posible que estos documentos también deban traducirse al idioma del país extranjero y luego ser aprobados por una autoridad local. Si estos documentos no se procesan correctamente, puede provocar retrasos en el envío, multas o la incautación de la mercancía.
Por lo tanto, las empresas deben investigar minuciosamente su región de destino y las reglas que rodean el producto que envían cuando se expanden fuera de su territorio de origen. Veremos algunos de los documentos necesarios para el comercio internacional y cuáles suelen requerir traducción y legalización.
Documentos comunes que las empresas necesitan para vender productos a nivel internacional
Cuando se envían mercancías a nivel internacional, es importante comprender los documentos requeridos. Hay varios documentos y formularios diferentes que deben completarse correcta y completamente para que el envío llegue a su destino de manera legal y sin problemas ni demoras.
Exportar bienes a nivel internacional requiere mucho papeleo. En el nivel más básico, necesitará una factura, un certificado de seguro y un Certificado de origen como documentos fundamentales para cualquier envío. Pero exportar a diferentes países requerirá más documentos según lo que envíe y cómo.
Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los documentos comunes que necesitará al realizar envíos internacionales:
Factura comercial
Este documento esencial incluye información detallada sobre el artículo que se envía, incluida una descripción de los artículos, el precio y la información de contacto del comprador y el vendedor. Este documento sirve como comprobante de compra y permite a los agentes de aduanas determinar si se deben derechos o impuestos sobre el envío. Las facturas deben ser precisas para que los procedimientos de despacho de aduana se realicen sin problemas.
Certificado de origen
En la mayoría de los casos, el envío debe ir acompañado por un certificado de origen y sirve como una declaración oficial de dónde se producen los bienes en particular. Estos certificados deben ser reconocidos por una autoridad competente para garantizar al país importador que se han cumplido todas las reglamentaciones necesarias y que el envío cumple con los acuerdos, reglamentaciones y aranceles de libre comercio. También puede haber certificados de origen adicionales específicos del país.
Certificado de seguro
Tener un Certificado de Seguro válido es crucial para minimizar el impacto potencial del riesgo asociado con los envíos internacionales. Sin él, es posible que las empresas no estén cubiertas por pérdidas o daños que ocurran durante el tránsito, pueden enfrentar aranceles más altos debido a la clasificación incorrecta del producto, así como demoras imprevistas en la aduana.
Licencia de exportación
Este documento autoriza la exportación de artículos específicos al exterior. Las agencias gubernamentales revisan cada solicitud y determinan si la persona o empresa está calificada para recibirla. Una vez que se ha emitido una licencia de exportación, las empresas pueden proceder con su envío internacional sabiendo que cumplen con las leyes y regulaciones aplicables.
La obtención de estos documentos de manera eficiente y correcta es esencial para las empresas que participan en el comercio transfronterizo, pero este es solo el primer paso.
Certificado de inspección
Para ciertos compradores y destinos internacionales, se requiere un certificado de inspección para garantizar que los productos cumplan con los estándares de calidad. Un tercero confiable o una organización de pruebas independiente normalmente realiza estas inspecciones con precisión para garantizar resultados ideales.
La recopilación de estos documentos esenciales a menudo es solo el primer paso, y es posible que también necesiten legalización y traducción una vez que se obtengan.
Documentos que pueden necesitar legalizarse y traducirse para enviar mercancías
Una vez emitidos, los documentos como los certificados de origen, los certificados de inspección y seguro y los documentos de envío de exportación deben autenticarse oficialmente para garantizar que se cumplan las prácticas comerciales globales.
Se requiere traducción y legalización para que la entidad gubernamental receptora pueda estar segura de que no se trata de un documento falso. Este proceso diferirá ligeramente según el país y los artículos que se exporten, lo que significa que puede convertirse fácilmente en una tarea compleja y lenta, especialmente si la empresa realiza envíos a nivel mundial o tiene un gran volumen de pedidos que atender.
Por ejemplo, si una empresa envía cascos de bicicleta desde los Países Bajos a Argentina, entonces todas las regulaciones y los detalles de fabricación de los cascos deberán traducirse al español. También deberán estar legalizados en los Países Bajos antes de ser enviados a Argentina, según lo exige el gobierno argentino.
También hay certificaciones específicas de la industria que pueden necesitar ser adquiridas. En el caso de envío de productos farmacéuticos o alimentos, se necesitará la aprobación de agencias gubernamentales como la Agencia Europea de Medicamentos o la Administración de Drogas y Alimentos de los Estados Unidos (o sus equivalentes). Todos los detalles del medicamento o el alimento deberán estar registrados y aprobados en el país al que realiza el envío. Estos documentos también deberán pasar por el proceso de traducción y legalización.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas simplificar este proceso y centrarse en sus ventas?
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