Al recopilar documentos de inmigración y viajes de negocios, inevitablemente será necesario compartir información confidencial y privada. Si bien las solicitudes de inmigración a menudo se administran a través de sistemas seguros de administración de casos, la obtención de documentos de respaldo generalmente se realiza a través de métodos menos seguros, como archivos adjuntos de correo electrónico.
Esto puede resultar en vulnerabilidades dentro del sistema, dejando a los clientes objetivos potenciales de robo de identidad o fraude financiero. La necesidad de la ciberseguridad se ha vuelto más importante que nunca, con filtraciones de datos y violaciones de la privacidad que con frecuencia son noticia. Incluso las agencias de inmigración de EE. UU. que manejan información de ciudadanos extranjeros han sido expuestas, tan recientemente como a fines del año pasado.
Este artículo discutirá la importancia de priorizar la ciberseguridad en la industria de la inmigración, cómo podemos proteger los datos confidenciales de posibles amenazas cibernéticas y, en última instancia, mitigar los riesgos para los clientes.
6 tipos de datos que se recopilan para la documentación de viajes de negocios
En un nivel muy básico, el proceso de viajes de negocios globales requiere documentación personal. Ya sea que los documentos se obtengan de una estación de policía local, un antiguo empleador, una embajada o un hospital, la información confidencial deberá compartirse. Estos son algunos de los tipos de datos que pueden necesitar recopilarse al adquirir documentos de viaje:
- Datos biométricos e información personal: algunas solicitudes de visa pueden requerir la presentación de datos biométricos, como huellas dactilares o escaneos de reconocimiento facial. También deberá proporcionar su nombre completo, dirección, fecha de nacimiento, número de pasaporte y otra información de identificación personal, como un certificado de nacimiento. También es posible que deba proporcionar información sobre su cónyuge y dependientes, si corresponde.
- Datos financieros: Los datos financieros privados, como la información de la tarjeta de crédito, los números de cuenta bancaria y la evidencia de los ahorros, generalmente se requieren para el procesamiento de la visa. Esto puede ser para probar activos si es necesario o para pagar servicios o tarifas de presentación.
- Datos de empleo: Esto puede incluir información sobre su empleo actual o anterior, títulos de trabajo e ingresos actuales; es posible que se requiera un contrato y los detalles de su empleador actual. Si está solicitando una visa de negocios, es posible que también se requiera información sobre el propósito del viaje y el trabajo que se está realizando..
- Salud y datos médicos: Es posible que sea necesario compartir algunos datos médicos o de salud. Esto puede incluir sus registros de vacunación, un certificado de examen médico o cualquier condición médica anterior.
- Datos del historial de viajes: Es posible que deba enviar información sobre su viaje anterior, incluidas las solicitudes de visa anteriores y los itinerarios de viaje, incluidas las fechas de viaje y las reservas de hotel.
- Datos del seguro: Si se requiere un seguro, como un seguro médico o de viaje, para obtener una visa, es posible que deba enviar la información de su póliza, que también puede incluir cierta información personal.
Cinco formas de garantizar la seguridad de los datos para los viajes de negocios y la documentación de inmigración
Ya sea que se trate de datos personales o información comercial confidencial, las posibles consecuencias de las filtraciones de datos y los ataques cibernéticos pueden ser devastadoras. Es importante tomar medidas para proteger estos datos con el fin de evitar el robo de identidad y otras actividades fraudulentas. Además, las empresas deben tener claro cómo se recopilan los datos de las personas y durante cuánto tiempo se conservan.
Estos son algunos de los métodos que podemos utilizar en la industria de la inmigración para proteger los datos de los clientes:
Uso de portales para cargar información confidencial
Los portales son sitios web seguros que requieren un inicio de sesión para acceder y que pueden proporcionar una forma segura de cargar y compartir información confidencial con otros, sin correr el riesgo de que esa información sea interceptada por personas no autorizadas. Al usar un portal, puedes estar seguro de que la información que compartes se mantiene confidencial y segura dentro del sistema.
Cifrado o protección con contraseña de archivos que deben enviarse por correo electrónico
Otra forma de mejorar la seguridad es cifrar o proteger con contraseña los archivos que se deben enviar por correo electrónico. El cifrado es el proceso de convertir datos en un código, de modo que solo aquellos con la clave puedan acceder a ellos, mientras que la protección con contraseña implica requerir una contraseña para abrir un archivo. Ambos métodos brindan una capa adicional de seguridad para evitar el acceso no autorizado a información confidencial.
Uso de la autenticación de dos factores
La autenticación de dos factores es una medida de seguridad que requiere dos formas de identificación antes de conceder acceso a una cuenta. Generalmente, implica algo que el usuario conoce, como una contraseña, y algo que el usuario posee, como un teléfono inteligente. Al requerir dos formas de identificación, la autenticación de dos factores hace que sea mucho más difícil para personas no autorizadas obtener acceso a una cuenta.
Llamar con piezas de datos
Otro método para mejorar la seguridad es llamar utilizando piezas de datos. Esto implica dividir la información confidencial y enviarla en dos comunicaciones separadas. Por ejemplo, puedes enviar la mitad de un número de cuenta bancaria por correo electrónico y la otra mitad por teléfono. Al hacerlo, incluso si una de las comunicaciones es interceptada, no se compromete toda la información confidencial.
Capacitar a los empleados en medidas de seguridad y privacidad en línea es esencial
Además de implementar medidas técnicas para mejorar la seguridad, también es importante capacitar a los empleados sobre las mejores prácticas para la privacidad y seguridad en línea. La ciberseguridad es responsabilidad de todos, y los empleados desempeñan un papel fundamental en la protección de la información confidencial. Es importante que los datos no se comuniquen de manera informal y que existan procedimientos en caso de pérdida, corrupción o compromiso de los datos.
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